保險業外判管理指引之實施

1. 適用範圍

指引適用於所有獲許可機構，包括在澳門登記成立的保險公司、再保險公司及退休基金管理公司以及海外獲許可機構的澳門分行。

2.  定義

根據指引，“外判”是指獲許可機構與服務提供者達成協議，由服務提供者承擔原本應由獲許可機構本身執行的服務（包括業務活動、功能或程序）。

指引所指的外判包括境外外判，即於澳門境外提供的外判服務以及涉及公司關鍵活動的主要外判。

主要外判定義為倘外判安排如出現中斷或未能達到可接受的標準時，可能會對獲許可機構的財務狀況、業務營運、聲譽，其履行義務或向客戶提供適當服務的能力，或遵守法律和監管要求的能力造成重大影響之外判安排。

有關外判活動的例子可參閱載於指引附錄一。

3. 風險評估

在進行涉及重大業務或功能的外判安排之前，獲許可機構須進行全面的風險評估。

風險評估應至少涵蓋：擬外判的活動或功能的重要性和關鍵性； 外判的原因； 對獲許可機構整體風險狀況的影響；管理外判安排的人力資源的充足性和專業性，以及有關程序的適當性；及海外外判的參與程度。

在外判安排實施後，獲許可機構須定期（至少每年一次）重新進行風險評估，以確保風險無重大變化，若有變化，則應妥善處理或降低風險。

4. 盡職調查

在開始外判安排前，機構必須至少對服務提供商進行以下盡職調查（詳見指引第23及24段）：

• 財務穩健性和過往表現；
• 技術能力及相關行業經驗；
• 數據安全、合規性及治理標準；
• 提供所要求服務的能力；及
• 商業聲譽及監管紀錄等。

5. 外判協議的最低要求

主要外判決定須經管理層批准。

指引亦列出外判協議的最低要求，協議必須：

• 為具有法律約束力的書面文件，並在外判安排開始前簽署；
• 遵守額外監管要求，例如數據所在地政策及AMCM對服務提供商的訪問權利（參見指引第25、26、33、41、45及46段）。

6.  向AMCM作出通報

此外，獲許可機構須於訂立外判協議之日起計30日內，向AMCM作出通報。

上述通報須由獲許可機構之授權代表使用澳門金融管理局（AMCM）指定之表格提交，並須隨附指引附錄二所列明之全部文件（詳見附件）。

獲許可機構應於主要外判安排出現任何可能嚴重影響其業務運作、盈利能力或聲譽的重大問題或缺失時，立即通知AMCM。

7. 內部監控機制

即使於外判安排終止後，獲許可機構仍須維持完善的內部控制機制及穩健的行政管理架構。須注意的是，業務或功能之外判並不免除獲授權機構根據《保險業務法律制度》（「MIO」）及其他適用法律所負之法律與監管責任；所有外判活動或功能之最終責任仍由獲許可機構承擔，其責任範圍與內部自行執行無異。

獲許可機構為確保遵守績效標準與監管要求，應：

• 制定外判政策，概述管理外判安排的原則、程序及風險管理策略。此政策須由董事會批准並定期（如每年）檢視，以確保合規與適切性，並確保所有相關員工充分知悉並遵守；
• 明確董事會與高級管理層監督外判安排的職責；
• 持續監控和管理外判風險。

如出現可能嚴重影響業務運作、盈利能力或聲譽的外判安排重大問題或缺失（如客戶資訊的重大保密違規、重大財務損失等），獲許可機構應立即通知AMCM。

若終止主要外判協議，獲許可機構應儘快通知AMCM，並說明過渡安排及未來執行相關業務功能的策略。

8. 合規要求

獲許可機構須確保擬議外判安排符合與客戶保密相關的法律規定（如《保險業務法律制度》及《個人資料保護法》）。此外，獲許可機構亦須確保外判安排符合防止洗錢/打擊恐怖主義融資相關的法定要求（客戶盡職審查、報告義務、記錄保存等）。

9. 應急規劃

獲許可機構應制定並維護全面的業務持續計劃，以應對外判功能可能的中斷，包括：

• 識別關鍵外判功能及中斷的潛在影響；
• 替代服務交付方案，例如備用服務提供商或將功能內部化；
• 與服務提供商、客戶及監管機構的溝通機制；
• 定期測試及檢視業務持續計劃。

10.   審計

獲許可機構應確保其內部或外部審核職能，對任何擬外判之重大業務活動或功能、服務提供者的財務狀況及風險概況進行審查，並定期檢視相關外判安排是否符合本指引之規定，且應將審核結果向董事會、審核委員會或總行作出彙報。

11. 退出策略

獲許可機構須制定書面退出策略，確保在終止外判、服務提供商倒閉或中斷時順利將外判功能轉回內部或轉移至其他服務提供者，並定期測試其有效性與可行性。

主要外判協議終止須通知AMCM，並向其披露服務轉移安排。

12. 向關聯方外判

向關聯方（包括母公司或集團公司）外判時，獲許可機構必須處理所有審慎考量，進行個體與集團層級的全面風險評估，且服務協議需明確各方責任。

13. 分判

外判協議須明確規定，服務提供商未經獲許可機構事先書面批准，不得將任何功能再行分判予第三方。

為有效管理分判所產生的風險，協議必須納入以下管控措施：

• 責任及賠償條款： 服務提供商須對其分判商之表現及相關風險管理承擔全部責任，並就由分判行為引致的任何損失或損害向機構作出賠償；
• 終止權利： 若分判安排出現重大改變，機構有權立即終止協議；
• 通知及批准程序： 協議須明確界定服務提供商於任何分判變更時之通知義務及取得機構批准之程序；
• 持續監控安排： 服務提供商須確保分判商持續符合協議所訂定的服務水平及其他契約要求，並進行有效監督及定期評估。

14. 實施日期

獲許可機構須在本指引發佈後的 12 個月內，即2026年5月1日前完全導守相關規定。

指引生效日期前訂立的現有外判安排和合約協議將獲得豁免，前提是獲許可機構對該外判安排進行審查，以確保符合指引所載的主要原則和要求。

若未於期限內完成檢視獲許可機構需通知AMCM，說明計劃措施或退出策略並可申請延期完成修訂。